Az ügyfeleinknél feltérképezzük az olyan informatikai felhasználási eseteket, amelyek az informatikai terület látó- és felelősségi körén kívül esnek. Elemezzük és csoportosítjuk az egyes használati eseteket és javaslatokat teszünk az integrációra. Alapvető szemtpontként kezeljük az informatikai és az üzleti terület felelősségi körei közötti határok pontosítását és tudatosítását. Az együttműködés és az integráció irányába tereljük a folyamatot, melynek végeredménye a felhasználók magasabb színvonalú és biztonságos informatikai kiszolgálása lesz. Az integrációnak van egy jelenleg kiaknázatlan előnye is: az árnyék informatika alkalmazása során keletkező adatok, kialakításra kerülő üzleti funkciók és tudás visszacsorgatása a vállalati adat- és tudásvagyonba.
Kézzelfekvő előnyök, amire építhetünk
- Innováció forrásaként kezelhetjük, vagy egy informatikai projekt prototípusaként használhatjuk az árnyék informatikában kialakított informatikai megoldást
- Nagy a motíváció és a kreativitás ezekben a csapatokban, hiszen az informatikai szabályok és támogatás ellenére hozzák létre a saját alkalmazásaikat.
- Gyorsan képesek reagálni a gyorsan változó üzleti igényekre.
- Az IT munkaerőhiány egyik hatékony megoldása.
Egy 2012-es, 129 informatikai vezető véleményét feldolgozó francia felmérés szerint az árnyék informatika alkalmazási területei és megoszlása a következő:
- 19% Excel makro
- 17% Egyéb “házi” készítésű szoftver
- 16% Internetes szoftver szolgáltatás felhő alapú platformon (SaaS)
- 12% Vállalatirányítási rendszer funkciók
- 9% Üzleti intelligencia megoldások (riportok, jelentések)
- 8% Weboldalak és azok szolgáltatásai
- 6% Valamilyen hardver alkalmazása (usb pendrive, vagy egyéb saját csatlakoztatott eszköz)
- 5% VoIP – internetes telefonos alkalmazás
- 5% Árnyék informatika support
- 3% Árnyék informatika projekt
- 3% Saját gép és eszköz használata (Bring Your Own Device)
Hátrányok
Természetesen vannak hátrányai is, de ezeket megfelelően kezelve egy nagyon előremutató és innovatív hibrid informatikai kultúrát lehet meghonosítani:
- Biztonság: az interneten keresztül elérhető szoftver szolgáltatások igénybevétele biztonsági réseket üthet a vállalati belső hálózat védelmében és ezért ezen szolgáltatásokat folyamatosan figyelni és szűrni szükséges.
- Adatszivárgás: az első lépés a tudatosítás, mert a felhasználók sokszor nem tudják, hogy ha feltöltenek egy file-t, akkor az pontosan hova is kerül. Az üzletileg érzékeny adatok ajtón kívülre kerülésén túl a jogi szabályozást is figyelembe kell venni az adatok kezelésével kapcsolatban. Ha az adatok harmadik félnél történő tárolása semmiképpen sem járható út, akkor meg kell oldani a külső szoftver szolgáltatások belső adatokon történő futtatását. Ehhez egyedileg megtervezett és implementált integrációs feladatokat kell végrehajtani.
- Megbízhatóság: egyrészt jelenti a szoftver stabil működését másrészt az adatok üzleti érvényességét. Meg kell oldani az árnyék informatika keretén belül működő szoftverek tesztelésének lehetőségét, mind technikailag, mind pedig módszertanilag, oktatással.
- Dokumentáltság: a házi gyártású megoldásoknál hátrány az, hogy nincs megfelelően dokumentálva a szoftver. Ehhez template-ket, validációt és szakmai támogatást, oktatást nyújthat az informatikai terület a felhasználóknak.
- Elszigeteltség, inkonzisztens üzleti logika: az integrációnak ez az egyik előnye, hogy a megoldások nem maradnak elszigeteltek, az eredmények és a lehetőségek megoszthatók, a megvalósítás beépülhet a vállalati körforgásra, a megoldás újra felhasználható lesz.
- Elpocsékolt idő: az újra és újra végrehajtott adatellenőrzések sok időt vesznek el. A közös adatvagyonba történő integrációval az adatvalidációs folyamatok központosíthatók, egységes üzleti adatkatalógus bevezetésével a közös gondolkodás is megteremthető.
- Elpocsékolt befektetések: a teljes vállalatra vonatkozó professzionális nagyberuházások (adattárház) széles körű elterjedését akadályozza az árnyék informatika, mivel a felhasználók nem motíváltak a saját megoldásuk elhagyására. Az ilyen projekteknél már eleve a tervezés szakaszában fel kell mérni az érintett árnyék informatika területeket és az integráció lépéseit fokozatosan érdemes meglépni a felhasználói szolgáltatási minőság romlása nélkül. Nem kell tehát mindent átemelni az új professzionális megoldásba, inkább a kölcsönös előnyök mentén kell meghúzni a rendszerek közötti határokat és az integráció lehetőségeit.
- Nehéz továbbfejleszthetőség: Az egyedi megoldások, kész szolgáltatások a dokumentáltság hiánya, a különböző platformok és a helyi megoldások supportjának hiánya miatt az árnyék informatika által lefedett megoldások sokszor nehezen fejleszthetők tovább. Erre megoldás a fejlesztési és működési környezet szabványosítása, egy egységes szolgáltatási keretrendszer alkalmazása (pl. FaaS: Function as a Service)
- Üzleti és IT közötti ellentét: ez kézenfekvő, az IT harcol ellene, az üzlet az IT-ra mutogat, hogy nem tud, vagy nem akar segíteni, vagy nem érti az üzlet problémáját. Az IT szerepe meg kell, hogy változzon, sokkal inkább szolgáltatást és támogató háttaret kell nyújtania.
Egy olyan technológiai és működési modellt javaslunk bevezetni, ahol a hátrányokat kezelni és csökkenteni lehet és az előnyök egyértelműen megmutatkoznak.